生鮮配送如何對賬核單？3個實(shí)用技巧
時(shí)間：2024-03-27 14:15來源：
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作為一個生鮮配送公司，財(cái)務(wù)部門的對賬核單板塊是整個公司非常繁瑣且十分重要的事項(xiàng)。你可以想象一下，采購單、配送單、損耗單、庫存盤點(diǎn)單等，都是很龐大且瑣碎的工程，所以單獨(dú)把這個對賬核單技巧作為一個章節(jié)單獨(dú)列出來，跟大家做詳細(xì)的分解跟介紹。
現(xiàn)在的生鮮運(yùn)營公司，只要上了些規(guī)模已經(jīng)在逐步的往數(shù)據(jù)系統(tǒng)化發(fā)展，數(shù)據(jù)系統(tǒng)化會提升財(cái)務(wù)核算工作的效率和精確性，把對賬人員從瑣碎的計(jì)算工作中解放出來。作為一個生鮮運(yùn)營公司，我們一定要清晰明了的核準(zhǔn)每筆交易的單據(jù)。如果公司不這樣做，它所蘊(yùn)含的風(fēng)險(xiǎn)非常的大。這個風(fēng)險(xiǎn)會引發(fā)收款環(huán)節(jié)的延遲，還會造成公司日常管理的損耗加大，成本提高，甚至?xí)躺澪鄣臏卮病?/span>
支出、收入
01
總賬清晰
支出金額、收入金額兩本總賬的準(zhǔn)確性是我們做精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。它就像是進(jìn)水管和出水管，先保證進(jìn)水管和出水管無異常，再去核對水流是否正常，管道中間是否有漏洞。比如財(cái)務(wù)部門本月總賬采購支出100萬，采購必須用100萬的采購單來核銷（即ERP管理系統(tǒng)導(dǎo)出的采購支出為100萬）。
財(cái)務(wù)部門用ERP管理系統(tǒng)導(dǎo)出（即配送單或結(jié)賬單）營業(yè)收入126萬，即毛利潤26萬在公司可控制的范圍內(nèi)。如果營業(yè)收入是108萬，即毛利潤8萬這就遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于公司核定的利潤。其實(shí)無論高低我們都必須核對數(shù)據(jù)的真實(shí)性，并提出降低成本的可行性方案。
支出明細(xì)賬
02
張張清晰
采購備用金數(shù)額合理,一般不超過3天的采購量。采購人員手上的現(xiàn)金太多，會引發(fā)挪用公款的風(fēng)險(xiǎn)。因采購金挪用公款的事例非常多我們要用流程來減少控制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生；
采購金支付優(yōu)先級為：公對公轉(zhuǎn)賬——公對私轉(zhuǎn)賬（供應(yīng)商私賬）——私對私轉(zhuǎn)賬（公司私賬對供應(yīng)商私賬）——微信支付寶轉(zhuǎn)賬——現(xiàn)金支付（此項(xiàng)在付采購金時(shí)盡量避免），非現(xiàn)金類支付方便核查取證，除特殊情況外盡量避免現(xiàn)金支付；
采購單原始憑證留底，原始憑證需要體現(xiàn)商品名稱、規(guī)格、采購數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、折讓、實(shí)付金額等商品信息，及供應(yīng)商聯(lián)系人、電話、地址等供應(yīng)商信息。
采購款支付分兩種：
1.采購報(bào)銷單及采購付款申請單。采購報(bào)銷單是采購人員已經(jīng)把貨款給供應(yīng)商，需要核銷采購備用金或采購借款或采購人員墊付的現(xiàn)金等的報(bào)銷程序。
2.采購付款申請單是采購人員未支付給供貨商，需要向公司申請直接支付給供貨商貨款的付款程序。
采購報(bào)銷單可依公司實(shí)際支出情況，按周、10天、15天或其它周期進(jìn)行采購單報(bào)銷，采購付購申請單可依供貨商貨款周期，按合同或口頭承諾的日期付款。采購人員需要爭取供貨商的賬期支持，降低公司流動資金的壓力。
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采購報(bào)銷單及采購付款申請單，需要ERP管理系統(tǒng)里導(dǎo)出的采購單明細(xì)與采購單原始憑證核對無誤后，由采購人員、倉庫管理人員、系統(tǒng)核對人員共同簽字無誤后提交報(bào)銷申請或付款申請。
支出明細(xì)賬
03
張張清晰
配送單或銷貨清單關(guān)系到公司營業(yè)額的準(zhǔn)確性、收款的及時(shí)性等重要信息，關(guān)聯(lián)到的相關(guān)人員也非常多，客戶簽單人員、配送司機(jī)、系統(tǒng)核單員、單據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)員、財(cái)務(wù)核單員等。這需要公司各部門員工的高效配合保證單據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、無遺漏和可追溯。
凡有出貨一定要有配送單或銷貨清單，時(shí)間及條件允許請使用機(jī)打配送單或銷貨清單，避免因手寫引起的商品描述錯誤、計(jì)算錯誤、字跡模糊等對賬爭議?，F(xiàn)在的ERP生鮮管理系統(tǒng)都可以輕松解決這個問題。
如果有臨時(shí)性的加急出貨，可以先以手寫單的方式讓客戶簽收，第二日補(bǔ)簽機(jī)打配送單。這樣就可以確保所有出貨都有原始簽收單及ERP生鮮管理系統(tǒng)的電子配送單，方便匯總結(jié)算。
凡是簽收單據(jù)要確?；貑渭皶r(shí)性，單據(jù)能當(dāng)天回簽的不能拖延至第二日，特殊情況對方需要多個領(lǐng)導(dǎo)簽字的也需控制在3日內(nèi)拿到簽單。
凡是已簽字的單據(jù)要確保雙方認(rèn)可，而非單方面同意。生鮮產(chǎn)品在簽收時(shí)很容易碰到在復(fù)稱時(shí)修改產(chǎn)品數(shù)量，或?qū)r(jià)格產(chǎn)生異議而修改單價(jià)的情況。此類情況需要配送人員在現(xiàn)場與簽收客戶溝通并及時(shí)反饋給公司客服達(dá)成一致修改意見。雙方均確認(rèn)無誤后簽字并注明數(shù)據(jù)修改原因方便追溯。
配送司機(jī)將當(dāng)日簽收無誤的單據(jù)交客服中心或系統(tǒng)核單人員，進(jìn)行原始單據(jù)與系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)核對，原始簽收單據(jù)有進(jìn)行修改的，系統(tǒng)后臺需進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整。確保原始單據(jù)與系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)完全一致。
原始單據(jù)保存歸檔管理是很重要的對賬基礎(chǔ)工作，每日單據(jù)數(shù)量龐大，管理松懈就會造成單據(jù)受潮、數(shù)字缺失甚至丟失等嚴(yán)重后果。
單據(jù)保管員需要用適合的工具提高文件安全性，文件柜和每個客戶專用的單據(jù)文件夾，原始單據(jù)依客戶、日期順序排列放置，如有借閱需及時(shí)歸還。最后按月度做配送單裝訂并附每個客戶的明細(xì)匯總，交財(cái)務(wù)部核查。
財(cái)務(wù)部依各客戶明細(xì)匯總表，與系統(tǒng)核對無誤后，逐一發(fā)給客戶對賬。雙方對賬有差異的核查原因直至無差異，進(jìn)入開票流程。